BELGE YÖNETİMİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
- Üniversite Yönetim Kurulu gündeminin belirlenmesi için gerekli çalışmaların yapılması, Yönetim Kurulunda alınan kararların yazılması, Yönetim Kurulu üyelerine imzalatılması ve bu kararların ilgili birimlere üst yazı ile iletilmesi,
- Üniversite Senato gündeminin belirlenmesi için gerekli çalışmaların yapılması, Senatoda alınan kararların yazılması, Senato üyelerine imzalatılması ve bu kararların ilgili birimlere üst yazı ile iletilmesi,
- Akademik Teşvik Ödeneği başvuru iş ve işlemlerinin koordine edilmesi,
- Rektörlük ve Genel Sekreterliğe ait kurum dışı tüm yazışmaların yapılması,
- Rektörlük ve Genel Sekreterliğe ait kurum içi tüm yazışmaların yapılması,
- Genel Sekreterlik biriminde çalışan personelin izin ve rapor formlarının düzenlenmesi,
- Genel Sekreterliğe gelen ve giden evrakların kayıtlarının tutulması, arşivlenmesi,
- Özel Kalem (Genel Sekreterlik) ve Özel Kalem (Rektörlük) birimlerinin Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi olarak ihtiyaç talep formlarının hazırlanması, üst yazı ile İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına iletilmesi, Harcama Yetkilisi adına taşınırların teslim alınması, korunması, kullanım yerlerine gönderilmesi, Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre belge ve cetvellerin düzenlemesi (devir alma, çıkış, zimmet vb.),
- Üniversite adına gelen tüm evrakların deftere kaydedilmesi, taranması ve EBYS'ye girişinin yapılarak Genel Sekreterlik makamına arz edilmesi,
- Genel Sekreterlik makamının havalesinden sonra EBYS'ye girişi yapılan evrakların takibinin yapılması ve havale edildiği birim ya da birimlerin deftere işlenmesi,
- Genel Sekreterlik makamı tarafından havalesi yapılmış bir evrakın havale edildiği birimin görev alanına girmemesi vb. sebeplerle iade edilmesi durumunda, iade edilen birim tarafından Evrak Bürosuna teslim edilmesinin ardından, Genel Sekreterlik makamının konu hakkında bilgilendirilmesi ve iade edilen evrakın tekrar takibinin yapılması,
- Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile gelen evrakların takibinin yapılması, evrakların evrak defterine işlenip EBYS'ye girişinin yapılması,
- Kurum dışına giden evrakların EBYS üzerinden takibinin yapılması,
- Kurum dışına gidecek evrakın ne şekilde gideceğinin [posta, kargo ya da elden (evrakı gönderen birim tarafından ya da Evrak Bürosu tarafından)] evrakı gönderen birim ile iletişime geçerek teyidini yapmak ve çıktılarını alarak giden evrak numarası verip evrak kayıt defterine işledikten sonra göndermek için hazır hâle getirmek,
- Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı çerçevesinde, Genel Sekreterliğe ait iş ve işlemlere ilişkin veri girişi yapılması,
- Posta, kargo ve kurye kanalıyla gelen bütün evrakların teslim alınması,
- Genel Sekreterlik makamı tarafından havalesi yapılan evrakların zimmet defterine işlenmesi ve havale edildiği birime imza karşılığı teslim edilmesi,
- Kurum dışına posta ve kargoyla giden evrakların hazır hâle getirilip zimmet defterine işlenerek gönderilmesi,
- Kurum dışına elden gidecek evrakların hazır hâle getirildikten sonra deftere kaydedilip ilgili kuruma teslim edilmesi,
- Birim amiri tarafından verilecek diğer görevlerin yapılması.
TANITIM VE HALKLA İLİŞKİLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
- Bilgi Edinme birimi ile ilgili tüm iş ve işlemlerin yapılması,
- Okul ve dershaneler başta olmak üzere üniversite adaylarına yönelik, Üniversitemizin tanıtım faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi
- Yurdun çeşitli yerlerinden lise ve dershaneler ile özel kişilere, talepte bulunmaları hâlinde, Üniversitemizi ve olanaklarını tanıtan katalog, broşür, CD gibi çeşitli materyallerin gönderilmesi
- Eğitim olanaklarını görmek ve tanımak amacıyla Üniversitemizi ziyarete gelen okul veya öğrenci gruplarına rehberlik edilmesi, ziyaretçilerin talebi doğrultusunda ilgili bölümlerden akademisyenlerin de bulunduğu tanıtım programlarının düzenlemesi,
- Birim amiri tarafından verilecek diğer görevlerin yapılması.
ASBU HAZİNE MÜZESİ
Ulus Tarihi Kent Merkezinde konumlanan Üniversitemize tahsis edilmiş tarihi binaların her biri Cumhuriyet’in siyasi, iktisadi, hukuki ve kültürel mirasına şahitlik etmiş yapılardır. Bu alanlarda yaşanmış olaylar, ilgili tarihi kişilikler ve kurumlar hakkında genç nesillerin bilgilendirilmesi, ASBÜ’nün içinde bulunduğu Ulus semtinin kentsel gelişimi ve önemine katkıda bulunulması amacıyla ve Cumhuriyet’in ilk hazine kasasının teşhirlerini korumak, yürütmek ve Üniversite kampüsü binaları ve ayrıca daha geniş Ulus tarihi kent merkezi kültür ve peyzajı ile ilgili sergi alanları düzenlemektir.
Ankara Sosyal Bilimler Üniversitesi Hazine Müzesi ve Sergi Alanları’nın yönetimi, mevcut koleksiyonun sergilenmesi dışında Ankara Sosyal Bilimler Üniversitesi’nin ilgili akademik birimleriyle ve başka kurumlarla iş birliği yaparak kültürel ve sanatsal etkinlikler düzenlemeyi amaçlar. Personeli aracılığıyla teşhirlerini korunmak ve kamuoyuna hizmet edecek şekilde yürütmek.
- Yönergede belirlenen amaçlar doğrultusunda düzenli ve etkin çalışmasını sağlamak.
- Müze ve Sergi Alanlarını geliştirmek için hedefler belirlemek. Hedefler doğrultusunda yıllık faaliyet raporlarını incelemek hedeflere ulaşılması konusunda öneri geliştirmek
- Koleksiyonun gelişmesine katkıda bulunacak eserleri tespit etmek, bağış ve hibe eserleri veya önerilen eserleri inceleyerek koleksiyona katılması veya satın alınması yönünde gerekli kararları alarak yönetime ve birim sorumlusuna iletmek.
- Koleksiyona dâhil edilecek (kazandırılacak) eserlere karar vermek.
- Düzenlenecek sergilerin ve kültürel etkinliklerin programlarını belirlemek, aynı amaçlarla çalışan Ulusal ve uluslararası kurumlarla iş birliği yürütmek.
- Belirlenen personel ihtiyaçları ve bu konudaki ileriye dönük planlamaları görüşerek Rektör ve Genel Sekreterliğe sunulmasını temin etmek.
- Geçici çalışma grupları kurarak bunların görevlerini düzenlemek.
- Komisyon dışında uzmanlık gerektiren alanlarda dış paydaşlardan hizmet teminini sağlamak.
- Müzeyi ve Sergi Alanlarını temsil etmek.
- Yazışma, evrak kayıt dosyalama ve arşiv işlerinin düzenli yürütülmesini sağlamak.
- Amaçlar doğrultusunda toplantı gündemini oluşturmak, Rektörlük ve Genel Sekreterlik onayıyla belirlenen katılımcıları toplantıya çağırmak ve toplantıda alınan kararları uygulamak.
- Yapılan çalışmalar hakkında Rektörlüğü ve Genel Sekreterliği bilgilendirmek.
- Müze ve Sergi Alanlarında görev alacak her türlü akademik, idari, teknik ve diğer personel ihtiyacını ve görevlendirilmeleriyle ilgili teklifleri Rektörlüğe sunmak.
- Tanıtım ve halkla ilişkileri mevcut birimlerle koordineli bir şekilde yürütmek (Kurumsal İletişim Ofisi, Sağlık Kültür Daire başkanlığı, Yapı işleri ve Teknik Daire Başkanlığı, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı )
- Müze Birimine ait envanter kayıtlarının yapılasını sağlamak, taşınır, demirbaş iş ve işlemlerini takip edilmesini sağlamak.