Ana içeriğe atla


BELGE YÖNETİMİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

  • Üniversite Yönetim Kurulu gündeminin belirlenmesi için gerekli çalışmaların yapılması, Yönetim Kurulunda alınan kararların yazılması, Yönetim Kurulu üyelerine imzalatılması ve bu kararların ilgili birimlere üst yazı ile iletilmesi,
  • Üniversite Senato gündeminin belirlenmesi için gerekli çalışmaların yapılması, Senatoda alınan kararların yazılması, Senato üyelerine imzalatılması ve bu kararların ilgili birimlere üst yazı ile iletilmesi,
  • Akademik Teşvik Ödeneği başvuru iş ve işlemlerinin koordine edilmesi,
  • Rektörlük ve Genel Sekreterliğe ait kurum dışı tüm yazışmaların yapılması,
  • Rektörlük ve Genel Sekreterliğe ait kurum içi tüm yazışmaların yapılması,
  • Genel Sekreterlik biriminde çalışan personelin izin ve rapor formlarının düzenlenmesi,
  • Genel Sekreterliğe gelen ve giden evrakların kayıtlarının tutulması, arşivlenmesi,
  • Özel Kalem (Genel Sekreterlik) ve Özel Kalem (Rektörlük) birimlerinin Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi olarak ihtiyaç talep formlarının hazırlanması, üst yazı ile İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına iletilmesi, Harcama Yetkilisi adına taşınırların teslim alınması, korunması, kullanım yerlerine gönderilmesi, Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre belge ve cetvellerin düzenlemesi (devir alma, çıkış, zimmet vb.),
  • Üniversite adına gelen tüm evrakların deftere kaydedilmesi, taranması ve EBYS'ye girişinin yapılarak Genel Sekreterlik makamına arz edilmesi,
  • Genel Sekreterlik makamının havalesinden sonra EBYS'ye girişi yapılan evrakların takibinin yapılması ve havale edildiği birim ya da birimlerin deftere işlenmesi,
  • Genel Sekreterlik makamı tarafından havalesi yapılmış bir evrakın havale edildiği birimin görev alanına girmemesi vb. sebeplerle iade edilmesi durumunda, iade edilen birim tarafından Evrak Bürosuna teslim edilmesinin ardından, Genel Sekreterlik makamının konu hakkında bilgilendirilmesi ve iade edilen evrakın tekrar takibinin yapılması,
  • Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile gelen evrakların takibinin yapılması, evrakların evrak defterine işlenip EBYS'ye girişinin yapılması,
  • Kurum dışına giden evrakların EBYS üzerinden takibinin yapılması,
  • Kurum dışına gidecek evrakın ne şekilde gideceğinin [posta, kargo ya da elden (evrakı gönderen birim tarafından ya da Evrak Bürosu tarafından)] evrakı gönderen birim ile iletişime geçerek teyidini yapmak ve çıktılarını alarak giden evrak numarası verip evrak kayıt defterine işledikten sonra göndermek için hazır hâle getirmek,                     
  • Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı çerçevesinde, Genel Sekreterliğe ait iş ve işlemlere ilişkin veri girişi yapılması,
  • Posta, kargo ve kurye kanalıyla gelen bütün evrakların teslim alınması,
  • Genel Sekreterlik makamı tarafından havalesi yapılan evrakların zimmet defterine işlenmesi ve havale edildiği birime imza karşılığı teslim edilmesi, 
  • Kurum dışına posta ve kargoyla giden evrakların hazır hâle getirilip zimmet defterine işlenerek gönderilmesi,
  • Kurum dışına elden gidecek evrakların hazır hâle getirildikten sonra deftere kaydedilip ilgili kuruma teslim edilmesi,
  • Birim amiri tarafından verilecek diğer görevlerin yapılması.

BASIN YAYIN/HALKLA İLİŞKİLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ/KOORDİNATÖRLÜĞÜ

  • Üniversite Web sayfasının güncellenmesi; haber, etkinlik ve duyuruların paylaşılması,
  • Üniversitenin resmî sosyal medya hesaplarından akademik, sosyal ve kültürel faaliyetler öncesinde ve sonrasında duyuru yapılması, bilgilendirmelerin paylaşılması,
  • Bilgi Edinme birimi ile ilgili tüm iş ve işlemlerin yapılması,
  • Rektörlüğümüzün ve Üniversitemiz ile bağlı kurum ve kuruluşların görev alanına giren konular hakkında medyada yer alan haber, yazı ve programları takip ederek ilgili birimlerin bilgilendirilmesi, bunların düzenli bir şekilde derlemesi ve arşivlenmesi,
  • Üniversitemizi ilgilendiren konularda yanlış veya hatalı bilgi içeren haber, yazı ve programlarla ilgili bilgilendirme ve düzeltmelerin yapılması,
  • Basın mensuplarının sözlü ve yazılı bilgi taleplerini karşılayarak Üniversitemiz ile medya arasında doğru ve sağlıklı bilgi akışının sağlanması,
  • Üniversite bünyesinde düzenlenen akademik, sosyal ve kültürel faaliyetlerin izlenmesi, basın duyurularının hazırlanması ve basın kuruluşlarına duyurulması, hazırlanan haber bültenlerinin basınla paylaşılarak yayınlanmasının sağlanması,
  • Üniversitede üretilen akademik, sosyal ve kültürel hizmetlerin kamuoyuyla paylaşımının sağlanması;

       •    Etkinlik afişi ve davetiyesinin tasarlanması, basımı ve dağıtımı,
       •    Etkinlik duyurusunun e-davetiye yoluyla, Web sitesi ve sosyal medya aracılığıyla yapılması,
       •    Etkinliklere protokol hizmeti verilmesi,
       •    Etkinlik fotoğraf ve video kayıtlarının alınması ve arşivlenmesi,

  • Üniversitemiz tanıtımında kullanılan katalog, broşür gibi materyallerin hazırlanması,
  • Okul ve dershaneler başta olmak üzere üniversite adaylarına yönelik, Üniversitemizin tanıtım faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi
  • Yurdun çeşitli yerlerinden lise ve dershaneler ile özel kişilere, talepte bulunmaları hâlinde, Üniversitemizi ve olanaklarını tanıtan katalog, broşür, CD gibi çeşitli materyallerin gönderilmesi
  • Eğitim olanaklarını görmek ve tanımak amacıyla Üniversitemizi ziyarete gelen okul veya öğrenci gruplarına rehberlik edilmesi, ziyaretçilerin talebi doğrultusunda ilgili bölümlerden akademisyenlerin de bulunduğu tanıtım programlarının düzenlemesi,
  • Rektörlükle ilgili faaliyetlerin görüntülenmesi, fotoğraf ve kamera çekimlerinin yapılması, 
  • Rektörlük protokol hizmetlerinin yürütülmesi,
  • Birim amiri tarafından verilecek diğer görevlerin yapılması.